Ochrana osobních údajů

Bytové družstvo Hlinsko, se sídlem v Hlinsku, Poličská 170, PSČ 539 01, IČO: 13583662 (dále jen „Bytové družstvo Hlinsko“ nebo „my“), provozovatel www.bdhlinsko.cz, prohlašuje, že veškeré osobní údaje (dále jen „údaje“) jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými zákonnými ustanovení v oblasti ochrany osobních údajů.

Bezpečí Vašich osobních údajů je pro nás prioritou. Osobním údajům a jejich ochraně proto věnujeme náležitou pozornost. V těchto Zásadách zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) naleznete informace o tom, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme, z jakého právního titulu je zpracováváme, k jakým účelům je používáme, jak dlouho je uchováváme, komu je můžeme předávat. V Zásadách vás také informujeme o tom, jaká práva máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

1.     Jaké osobní údaje zpracováváme?

·         1.1. Pokud navštívíte naše webové stránky

Navštívíte-li naše webové stránky, tak o vás v průběhu vaší návštěvy shromažďujeme různé informace, jako např. vaši IP adresu, nastavení prohlížeče a preferovaného jazyka, navštívené webové stránky včetně času návštěvy. Dále také monitorujeme váš pohyb na webových stránkách, respektive na jaké odkazy klikáte, abychom vám mohli co nejvíce upravit zobrazovaný obsah a nabízeli vám takový obsah, který oceníte.

Při návštěvě našich webových stránek do vámi používaného internetového prohlížeče a zařízení ukládáme a následně i čteme soubory cookies, jimž se věnujeme v samostatné kapitole těchto Zásad.

Kromě cookies však zpracováváme i údaje o vašem chování na webu, vaši IP adresu, údaje poskytnuté vaším prohlížečem, konkrétně rozlišení, operační systém vašeho zařízení vč. jeho verzi a jazykového nastavení.

Dokážeme vás také propojit se sociálními sítěmi, a to včetně automatického přihlášení do vašeho účtu na dané sociální síti. Pro toto propojení využíváme na našich webových stránkách, konkrétně v souvislosti s blogovými příspěvky, tzv. sociální pluginy, konkrétně tlačítka pro sdílení, díky kterým můžete na svém profilu příslušný obsah sdílet. Po propojení se vám na sociálních sítích i jiných webových stránkách mohou zobrazovat cílené reklamy odkazující na naše webové stránky.

Naše webové stránky mohou obsahovat odkazy na jiné webové stránky, o nichž se domníváme, že jsou praktické a mohly by obsahovat užitečné informace. Rádi bychom vás proto upozornili, že tyto stránky mohou být vlastněny a provozovány dalšími společnostmi a organizacemi, které údaje zpracovávají dle svých Zásad zabezpečení a ochrany osobních údajů. Naše společnost nemá nad tímto zpracováním žádnou kontrolu a nenese žádnou odpovědnost za jakékoli informace, materiál, produkty či služby obsažené nebo přístupné prostřednictvích těchto webových stránek.

·         1.2. Pokud nás kontaktujete na zákaznické lince či sociálních sítích

Pokud se rozhodnete kontaktovat naši zákaznickou podporu prostřednictvím telefonního či e-mailového kontaktu, zpracováváme především záznamy telefonních hovorů, které mohou být monitorovány, a také záznamy e-mailové komunikace.

Kontaktujete-li nás ohledně vašeho požadavku prostřednictvím naší stránky či profilu na vybraných sociálních sítí, řídí se zpracování vašich osobních údajů výhradně Zásadami zpracování osobních údajů společnosti, jež je provozovatelem dané sociální sítě.

·         1.3. Pokud navštívíte sídlo firmy

Do našich prostor umisťujeme kamerové systémy z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů za účelem ochrany našeho i vašeho majetku. Pokud navštívíte sídlo firmy, budeme zpracovávat kamerový záznam, na němž můžete být zachycen. Prostory, ve kterých jsou kamery umístěny, jsou vždy řádně označeny upozorněním.

·         1.4. Pokud nám udělíte hodnocení na hodnotících portálech

Každé zpětné vazby si nesmírně vážíme, avšak je pouze na vás, zda se rozhodnete nám hodnocení udělit. V případě tohoto hodnocení zpracováváme a příslušným partnerům předáváme následující údaje:

1. Kontaktní údaje, konkrétně e-mailová adresa, která slouží pro zaslání výzvy k ohodnocení;

2. Údaje vzniklé na základě trvání smlouvy

2.      Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

·         2.1. Nákup služeb

Vaše osobní údaje nejčastěji zpracováváme za účelem plnění smlouvy. E-mailová adresa a telefonní číslo slouží pro komunikaci s vámi jako zákazníkem, současným, budoucím či bývalým vlastníkem bytu ve správě, pro doručení dokumentů či účetních písemností, zaslání elektronické faktury, dále také k průběžnému informování o stavu vašeho dotazu a případné další individuální komunikaci týkající se vašeho požadavku.

·         2.2. Přizpůsobení a vytváření obsahu, zajištění lepšího provozu webových stránek

Zpracováváme údaje o vašem chování na našich webových stránkách, což nám umožňuje získat informace, na jejichž základě pro vás můžeme naše webové stránky neustále vylepšovat, aby pro vás byly po uživatelské stránce co nejpříjemnější. Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i pro vytváření různých statistik, jako je například sledování návštěvnosti, taktéž pro testování nových funkcionalit našich webových stránek či případné mobilní aplikace. Údaje o vašem chování na webu jsou mimo jiné důležité i pro jakoukoliv prevenci útoků na naše webové stránky.

Na našich webových stránkách můžete taktéž vytvářet určitý obsah, napíšete-li nám komentář, zpracujeme vaše osobní údaje z důvodu zpracování a zobrazení tohoto komentáře.

Shromážděné osobní údaje využíváme taktéž za účelem komunikace s vámi a k jejímu individuálnímu přizpůsobování. Můžeme vás například kontaktovat telefonicky, e-mailem či jinou formou, abychom vám sdělili aktuální stav vaší žádosti, poptávky nebo reklamace, případně k ní od vás získali doplňující informace.

·         2.3.    Kamerové záznamy

Do našich prostor umisťujeme kamerové systémy z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů za účelem ochrany našeho majetku.

·         2.4.    Zlepšování služeb

Vaše osobní údaje využíváme k neustálému zlepšování našich služeb i systémů, včetně přidávání nových funkcionalit. Osobní údaje zpracováváme taktéž za účelem činit informovaná rozhodnutí za použití souhrnných analýz a business inteligence, a to na základě našeho oprávněného zájmu, který se odvíjí od svobody podnikání a spočívá v nezbytnosti zlepšování poskytovaných služeb kvůli úspěchu v hospodářské soutěži. Abychom však vašim právům a zájmům zajistili dostatečnou ochranu, používáme pro tyto účely osobní údaje, které jsou v co největší míře anonymizované.

·         2.5     Ochrana, bezpečnost a řešení sporů

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat taktéž z důvodu zajištění ochrany a bezpečnosti našich zákazníků a systémů, k uplatnění našich práv a právních nároků, zjišťování a prevenci podvodů, řešení sporů či prosazování našich dohod. Dále můžeme osobní údaje zpracovávat i pro účely případných kontrol prováděných veřejnými orgány.

3. Na jakých právních základech osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje zpracováváme v různém rozsahu a pro různé účely, jak detailně uvádíme v čl. 1 a 2 výše, a to buď:

1. a) Bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, plnění právní povinnosti či našich oprávněných zájmů;
   b) Na základě vašeho souhlasu

Druhy zpracování, které můžeme provádět bez vašeho souhlasu, se odvíjejí od stanového účelu daného zpracování a také pozice, v níž vůči nám vystupujete – zda jste pouhým návštěvníkem našich webových stránek či zda jste naším zákazníkem, se kterým máme platnou smlouvu o správě, jinou platnou smlouvu, případně vlastníkem bytu ve správě objektu, se kterým máme platnou smlouvu o správě.

·         3.1. Plnění právních povinností

Taktéž my musíme plnit určité povinnosti, které nám stanovují platné právní předpisy. Jestliže vaše osobní údaje zpracováváme na základě plnění těchto povinností, nemusíme pro takové zpracování získat váš souhlas. Na tomto právním základě konkrétně zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje. Konkrétní údaje, které v tomto případě zpracováváme, jsou uvedeny v čl. 1, odst. 1.

·         3.2. Souhlas

Na základě vámi uděleného souhlasu zpracováváme informace v případě, že je nezpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění smlouvy. Souhlas můžete kdykoliv odvolat.

·         3.3. Oprávněný zájem

Vaše osobní údaje zpracováváme taktéž na základě oprávněného zájmu, abychom mohli zlepšovat a přizpůsobovat poskytované služby, zjistit, zda vyřízení žádosti či poptávky proběhlo k vaší spokojenosti. Naším oprávněným zájmem je taktéž ochrana právních nároků, interní evidence a kontrola řádného poskytování našich služeb. V tomto případě zpracováváme všechny kategorie osobních údajů uvedených v čl. 1.

4.      Komu osobní údaje předáváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme ve většině případů pro vlastní účely jakožto jejich správce, což znamená, že my stanovujeme výše uvedené účely pro shromáždění vašich osobních údajů, určení prostředků pro zpracování a jejich řádné provedení.

Vaše osobní údaje zprostředkováváme našim partnerům pouze tehdy, je-li to nezbytné v rámci plnění smlouvy.

Vaše osobní údaje taktéž předáváme našim zpracovatelům, kteří samozřejmě dodržují zákonné podmínky ochrany osobních údajů. Tito zpracovatelé osobní údaje zpracovávají dle našich pokynů a vaše práva tímto zpracováním nejsou nijak dotčena. S vaším souhlasem můžeme vaše osobní údaje předat taktéž sociálním sítím.

·         4.1. Kategorie příjemců

Vaše osobní údaje můžeme předat následujícím subjektům:

• • Sociálním sítím, pokud s námi prostřednictvím nich komunikujete či sdílíte obsah pomocí sociálních pluginů;
  • Dodavatelům technologií a poskytovatelům cloudových služeb;
  • Právním nebo finančním zástupcům, soudům za účelem zpracování daňových dokladů, vymáhání pohledávek nebo dalších důvodů vyplývajících z plnění našich zákonných povinností;
  • Veřejným orgánům v případě vymáhání našich práv (např. policie).

Použijí-li třetí osoby vaše osobní údaje v rámci jejich vlastních oprávněných zájmů, neneseme za tato zpracování odpovědnost. Takové případné zpracování se řídí výhradně Zásadami zpracování osobních údajů příslušných společností a osob.

·         4.2. Předání údajů mimo EU

Při předání vašich osobních údajů našim zpracovatelům můžeme v některých případech osobní údaje předat také do třetích zemí, které nejsou součástí Evropské unie a které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Avšak takové předání bude z naší strany realizováno pouze tehdy, že se náš zpracovatel zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí, které jsou dostupné zde.

5. Po jakou dobu osobní údaje zpracováváme a jak jsou zabezpečeny?

·         5.1. Doba zpracování

Vaše osobní údaje v první řadě zpracováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu. Ty osobní údaje, jež jsou nezbytné pro plnění všech našich povinností, ať už se jedná o povinnosti toliko vyplývající z uzavřené smlouvy mezi námi, či z obecně závazných právních předpisů, jsme povinni zpracovávat po dobu stanovenou danými právními předpisy či v souladu s nimi. Např. u námi vydaných účetních dokladů jsme jakožto správce povinni informace o vás uchovávat nejméně po dobu 10 let od jejich vystavení.

V ostatních případech vyplývá doba zpracování vašich osobních údajů z účelu zpracování, či je dána závaznými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Po uplynutí stanovených lhůt pro zpracování jsou vaše osobní údaje automaticky smazány.

·         5.2. Zabezpečení

Osobní údaje, které jsme o vás shromáždili a které zpracováváme, jsou uložené v již zakódované podobě. Naše webové stránky i ostatní systémy, se kterými pracujeme, zabezpečujeme pomocí přiměřených technických i organizačních opatření proti ztrátě a zničení vašich osobních údajů, dále proti přístupu neoprávněných osob k vašim osobním údajům, jejich pozměňování či rozšiřování.

Toto zabezpečení průběžně vylepšujeme, přičemž taktéž u našich zpracovatelů vyžadujeme prokázání souladu jimi využívaných systémů s GDPR.

6. Jak využíváme soubory cookies?

Využíváme taktéž soubory cookies, aby naše webové stránky mohly správně fungovat, aby naše nabídka pro vás byla relevantní, zajímavá a uživatelsky příjemná. Abychom mohli cookies využívat, je potřeba jejich podpora ze strany vámi využívaného internetového prohlížeče. Naše webové stránky fungují i bez cookies, avšak ve velmi omezené míře s nemožností využívat některé základní funkce.

Cookies jsou standardním nástrojem pro ukládání informací týkajících se používání webových stránek.

Cookies jsou malé textové soubory, které vznikají automaticky při návštěvě každé webové stránky a které jsou uloženy v rámci vámi využívaného prohlížeče ve vašem počítači, chytrém telefonu či jiném zařízení. Díky některým cookies dokážeme propojit vaše aktivity na našich webových stránkách až do okamžiku, kdy prohlížeč uzavřete. Se zavřením okna prohlížeče se tyto cookies automaticky vymažou.

7. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte taktéž vy svá určitá práva, které můžete uplatnit. Mezi tato práva patří:

·         7.1. Právo na přístup

Máte právo požadovat bezplatnou informaci o zpracovávání svých osobních údajů – jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem a po jakou dobu, kde vaše údaje získáváme a komu je předáváme.

·         7.2. Právo na výmaz

V některých případech můžete uplatnit právo na vymazání osobních údajů, které o vás zpracováváme. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme či anonymizujeme. To se však netýká těch osobních údajů, které potřebujeme ke splnění našich zákonných povinností a jejichž uchování nám nařizují právní předpisy.

      7.3. Právo na přenositelnost

Máte právo od nás získat veškeré vámi poskytnuté osobní údaje, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu. Osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném a strojově čitelném formátu. Údaje vám v tomto formátu rádi vygenerujeme, stačí zaslat vaši žádost na e-mailovou adresu uvedenou v kontaktech na webových stránkách.

·         7.4. Právo podat stížnost

Uplatnění práv a postupů výše uvedených nijak neomezuje vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového orgánu. Tohoto práva můžete využít zejména pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Subjektem k vyřizování stížností zákazníků je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, IČO 70837627.

8. Kontaktujte nás

V případě jakýchkoli dotazů, komentářů a žádostí ohledně těchto Zásad a zpracování vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím e-mailové adresy jezkova@bdhlinsko.cz uvedené v době platnosti těchto Zásad v kontaktech Bytového družstva Hlinsko, dále pak prostřednictvím případně jiné e-mailové adresy uvedené v kontaktech na webových stránkách. Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do 30 dnů. Ve výjimečných případech, zvláště s ohledem na složitost vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás však budeme informovat.

9. Účinnost

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou platné a účinné od 1. 6. 2024.